15.03.2007
15 Mrz 2007
E-Mail, Internet-Recht, Mittelstands- und Unternehmer-Informationen
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E-Mails löschen kann gefährlich werden
Oftmals wird nicht bedacht, dass E-Mails, die Handelsbriefcharakter haben, genauso zu betrachten sind wie Geschäftsbriefe in Papierform. Doch seit dem 01.01.07 hat der Gesetzgeber im Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)unmissverständlich klargestellt: Faxbriefe und E-Mails gelten als Geschäftsbriefe! Demzufolge sind diese E-Mails im Original und in unverfälschter Form bis zu zehn Jahre aufzubewahren.
Das HGB hat hierzu auch entsprechende Passagen, die diesen Umstand begründen. Geordnet aufzubewahren sind Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte (ggf. auch Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte) sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, die empfangenen Handelsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe und die Belege für Buchungen in den Handelsbüchern, § 257 Abs. 1 HGB.
Dabei gelten als Handelsbriefe nur diejenigen Schriftstücke, welche ein Handelsgeschäft betreffen (nach § 343 Abs. 1 HGB [Rechts-]Geschäfte des Kaufmanns, die zu dem Betrieb seines Handelsgewerbes gehören), § 257 Abs. 2 HGB. Auch Email-Nachrichten können Handelsbriefe in diesem Sinne sein.
Unter den Voraussetzungen des § 257 Abs. 3 HGB können die genannten Unterlagen mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Möglich ist es ferner, die zulässig auf Datenträger geführten Aufzeichnungen in ausgedruckter Form aufzubewahren. Handelsrechtlich ist die Aufbewahrung des Datenträgers dann nicht erforderlich und selbst die ausgedruckten Aufzeichnungen könnten wieder in ein Datenformat umgewandelt und in entsprechender Form gespeichert werden, §§ 257 Abs. 3 S. 2, 239 Abs. 4 S. 1 HGB.
Die handelsrechtlichen Bestimmungen sind also nicht sehr restriktiv, was die Aufbewahrung in körperlicher oder elektronischer Form angeht. Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen und Abschlüssen (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, § 242 III HGB; bei Kapitalgesellschaften mit Anhang, §§ 264, 284 HGB) ist der Kaufmann in der Form der Archivierung frei und kann diese auch wechseln.
Die Unterlagen sind nach § 257 Abs. 4 HGB zehn Jahre, die Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren. Sechs Jahre beträgt hiernach auch die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für Email-Nachrichten, die Handelsbriefe sind. Meines Erachtens ist es schon aus organisatorischen Gründen nicht zu empfehlen, den Versuch der Unterscheidung zu unternehmen: Email-Nachrichten sollten mit Ausnahme rein privater Nachrichten sämtlich mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde (ggf. der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a HGB oder der Konzernabschluss aufgestellt wurde), der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Wie immer hilft dies alles nur so weit, wie es auch den steuerrechtlichen Bestimmungen entspricht.
Sorgen Sie also durch entsprechende organisatorische Veränderungen oder das Einrichten von automatischen Archivierungssystemen dafür, dass Ihre E-Mails auch nach sechs bis zehn Jahren noch für den Finanzbeamten einsehbar sind, dass sie also in einem Format vorliegen, für das es noch Software gibt. Sicherheitshalber bewahren Sie im Falle eines Systemwechsels die Software, mit der die Dateien gelesen werden können, genauso lange auf, wie die entsprechenden Dateien, z. B. PST-Dateien von Windows Outlook.
Weitere Blog-Einträge zum Thema E-Mail: http://blog.hiltmann.net/2007/01/31/allgemeines/mittelstands-informationen/gesetzesaenderung-haben-sie-ihre-e-mail-signatur-schon-angepasst/
